Automatyzacja zaczyna się od opisania pracy. Zanim wybierzesz system, przejdź z osobą wykonującą zadanie przez jeden typowy przypadek i jeden wyjątek.
Zobacz powtarzalność
Dobry pierwszy proces powtarza się wystarczająco często i ma czytelny początek oraz koniec. Może to być przyjęcie zapytania, przygotowanie zestawienia albo przekazanie danych między narzędziami. Najpierw opisz, jak przebiega dziś.
Nazwij wyjątki
Automatyzacja musi uwzględniać sytuacje, które wymagają decyzji człowieka. Zbierz przykłady niepełnych danych, błędnych dokumentów i nietypowych spraw. Określ, kto ma otrzymać informację i co powinno się wydarzyć, jeśli proces nie może być kontynuowany.
Wybierz mały, użyteczny etap
Pierwszy zakres powinien pozwalać sprawdzić korzyść bez przebudowy całej firmy. Zdefiniuj dane wejściowe, wynik, właściciela procesu i kryterium akceptacji. Zanim uruchomisz automatyzację, sprawdź uprawnienia oraz sposób ochrony danych.
Porównaj pracę przed i po
Zmierz czas wykonania, liczbę ręcznych poprawek i przypadki wymagające interwencji. Wynik oceniaj dla porównywalnych zadań. Dopiero wtedy decyduj, czy rozszerzać zakres, zmienić reguły lub pozostawić część pracy człowiekowi.
Przykład: zapytania z kilku kanałów
Załóżmy, że zapytania przychodzą przez formularz i e-mail, a handlowiec przepisuje je do arkusza. Pierwszy etap może obejmować zapis zgłoszenia, przypisanie osoby i przypomnienie o odpowiedzi. Decyzję o cenie pozostawiamy człowiekowi.
Przed uruchomieniem warto ustalić, jak rozpoznać duplikat, co zrobić z brakującym kontaktem i gdzie trafi zgłoszenie, którego system nie umie przypisać. Błąd powinien być widoczny dla osoby odpowiedzialnej.
Zapisz pięć rzeczy przed rozmową
- Skąd przychodzą dane i gdzie mają trafić?
- Kto odpowiada za zadanie i jego wyjątki?
- Ile czasu zajmuje typowa sprawa?
- Jakie pomyłki lub opóźnienia zdarzają się najczęściej?
- Po czym poznasz, że pierwszy etap działa lepiej?
Porównaj wyniki na podobnych sprawach. Uwzględnij też czas potrzebny na sprawdzenie działania i poprawianie błędów automatyzacji.
Zobacz, jak projektujemy oprogramowanie i automatyzację.